予約のドタキャン・無断キャンセルを減らす方法
無断キャンセルは予約の枠と売上の両方に影響します。確認メール、簡単な日程変更、わかりやすいキャンセルポリシーで減らす方法を紹介します。
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Via6 創業者
この記事の内容
無断キャンセルを減らすには、予約の確認と日程変更を簡単にし、キャンセルポリシーをはっきり示し、長時間のサービスでは事前決済をお願いするのが効果的です。確認メールと予約時間の前に届くリマインダーメール、同じリンクから日程変更できる仕組みがあれば、問題の多くは解決できます。
お客様が無断キャンセルするのはなぜ？
無断キャンセルは、悪意からではないことがほとんどです。多くは予約を忘れた、急な用事ができた、あるいは日程変更の連絡が面倒だったという理由です。電話をかけてメッセージを送り、返事を待つ必要があると、連絡せずにそのままになってしまうお客様も少なくありません。
もう一つよくある理由は、予約への責任感が薄いことです。料金がかからず、キャンセルの決まりも示されていない予約では、直前のキャンセルが軽く考えられがちです。ただ、この両方に対策できます。
確認メールで無断キャンセルは減らせる？
お客様が予約リンクから申し込むと、その場で確認メールが届きます。これで予約が本人の記録として残ります。日付や時間が違っていれば、その場で気づいて修正できます。書き間違いが原因の来店忘れを防げるのは、この確認メールのおかげです。
確認メールに加えて、予約時間の前に届くリマインダーメールも効果があります。お客様はメールを見て予定を思い出し、準備できます。こちらから一件ずつ連絡しなくても、自動で忘れを防げる仕組みです。
Via6では、予約ごとにお客様へ確認メールが届き、予約時間の前には自動でリマインダーメールが届きます。Via6から「LINE」でリマインダーを送ることはありませんので、その点はご注意ください。
同じリンクから日程変更とキャンセルができるようにする
日程を変えたいとき、お店に電話や連絡をしなければならないと、そのまま来なくなる可能性が高まります。しかし、お客様自身がリンクから日程変更やキャンセルできれば、その負担がなくなります。
具体的には、お客様はページから予約し、確認メールを受け取ります。都合が悪くなったら、同じページのリンクから別の時間を選び直せます。お客様はリンクから日程を変更でき、予約表には最新の予約が反映されます。
キャンセルも同じ考え方です。キャンセルしたい方がリンクから取り消せば、その時間は他のお客様に案内できます。来店当日に無断で来ないことがわかるより、ずっと良い状態です。
Via6の予約機能では、お客様はご自身のページのリンクから日程変更やキャンセルができます。店側で特別な作業をする必要はありません。（機能の表示や操作は、アプリの更新により変わることがあります。）
キャンセルポリシーをはっきり決める
直前にキャンセルするとどうなるかを知らずに、無断キャンセルしてしまうお客様もいます。キャンセルの決まりを明確にすると、お客様と店側の約束が生まれます。
文章はシンプルで構いません。例えば「予約時間の24時間前までのキャンセルは、施術料金の50%をキャンセル料としていただきます。」や、「無断キャンセルの場合、次回のご予約は事前決済をお願いします。」のような書き方があります。
このポリシーは予約ページに掲載しましょう。お客様は予約する時点で内容に同意でき、後から驚かれることがありません。
- 予約時間の24時間前までのキャンセルは、施術料金の50%をキャンセル料としていただきます。
- 無断キャンセルの場合、次回のご予約は事前決済をお願いします。
- 日程を変更される場合は、予約ページのリンクからお手続きください。予約時間の2時間前までのキャンセルは、キャンセル料は発生しません。
リンク、LINE、QRコード、予約カレンダーをひとつのリンクに。無料で、カード登録も不要です。
長時間のサービスは事前決済をお願いする
カウンセリング、長時間のセッション、準備が必要な施術など、料金が高めのサービスでは、事前決済があるとキャンセルが大きく減ります。一部でも支払いを済ませたお客様は、来店を取りやめる前によく考えてくださるようになります。
事前決済の金額は、例えば一律の¥3,000のように決めることも、施術料金の20%のように割合で決めることもできます。どちらの場合も、当日の会計から差し引かれることを明記してください。
予約ページには、お客様が予約後にすぐ支払えるよう、決済リンクや、お店で普段使っている振込先などを掲載できます。Via6が決済を代行したり、手付金を預かったりすることはありません。お客様との支払いの方法や期限は、お店で直接ご相談ください。期限までに支払いがない場合は、予約をキャンセルして他の方に時間を案内することもできます。
事前決済の具体的な進め方は、お店の業態や使っている決済サービスによって異なります。金額、支払いの期限、返金の条件を決めたら、予約ページにはっきり書いておきましょう。
キャンセル待ちリストを手動で管理する
直前にキャンセルが出たとき、キャンセル待ちのお客様に連絡すれば、空いた時間を埋められます。そのためには、空きが出たら連絡してほしい方の情報を簡単に記録しておきましょう。
スマートフォンのメモ、表計算ソフト、LINEグループなどで十分です。大切なのは、連絡先をすぐ確認できる状態にしておき、空きが出たらすぐにメッセージを送ることです。
キャンセル待ちの仕組みで無断キャンセルそのものは減りませんが、空いた時間による損失は抑えられます。また、予約が取りにくいお店だと感じてもらえるため、お客様が予約を大切に考えるようになります。
予約リンクをプロフィールとストーリーに置く
お客様が予約リンクから申し込むと、確認メールとリマインダーメールの仕組みに入ります。そのため、予約リンクはいろいろな接点から見つけやすくしておきましょう。
Instagramでは、プロフィールにリンクを設定できます。予約ページや連絡先をまとめられるVia6のようなページを使えば、予約リンクを毎回変える必要がありません。詳しくはインスタのプロフィールにリンクを設定する方法をご覧ください。
ストーリーでは、リンクのスタンプを使うと予約ページに直接案内できます。使い分けはインスタのストーリーにリンクを載せる使い分けで解説しています。
LINEで最初の連絡を受けることが多いお店では、メッセージが入力済みのLINEリンクを作ると、問い合わせがスムーズになります。LINE公式アカウントのIDを使い、メッセージ付きのURLを作る方法が一般的です。URLには日本語などの文字を含めるため、エンコード（URLで使える形への変換）が必要です。作成方法は定型メッセージ付きLINEリンクの作り方と使い方を参考にしてください。LINEの管理画面の表示や手順は、アプリのアップデートで変わることがあるため、最新の案内もあわせて確認してください。
今日から無断キャンセルを減らし始める
一度にすべてを変える必要はありません。まずは一つ選んでみてください。キャンセルポリシーを予約ページに掲載する、長時間のサービスで事前決済を案内する、予約リンクをプロフィールに載せる、のどれかから始めるのがおすすめです。
まだオンラインで予約を受けていない場合は、Via6に登録することで、予約ページを数分で作れます。予約表、確認メール、日程変更のリンクがそろっています。無料プランでも、予約の整理を始められます。
無断キャンセルが減ると、予約の枠が安定し、月末の売上も読みやすくなります。小さな仕組みを一つずつ整えていきましょう。
よくある質問
お客様に予約時間を知らせる一番よい方法は？
自動で届くリマインダーメールが、手間をかけずに効果を出せます。Via6では、予約時間の前にリマインダーメールが自動で届きます。LINEで個別に連絡するお店もありますが、それは日々の運用に合わせて判断してください。
無断キャンセルに対してキャンセル料を取るべき？
サービスの内容やお客様層によって異なります。長時間の施術や、準備に時間がかかるサービスでは、キャンセル料や事前決済は一般的です。大切なのは、予約前にルールをはっきり伝えることです。
お客様が店に連絡せず日程を変更できるようにするには？
予約ページのリンクから、お客様自身が日程変更できる予約ツールを使いましょう。お客様はリンクから別の時間を選び直せ、予約表には最新の予約が反映されます。
それでも無断キャンセルされたらどうすればよい？
あらかじめ決めたキャンセルポリシーに沿って対応しましょう。キャンセル料を請求する場合は、丁寧に説明することが大切です。そのうえで、今後もそのお客様とお付き合いするか、空いた時間を別のお客様に案内するかを判断してください。
予約リンクはどのように広めればよい？
Instagramのプロフィール、ストーリーのリンクスタンプ、LINEの自動メッセージなどに置きましょう。予約が簡単にできるほど、お客様が予約を確定し、来店してくれる可能性が高まります。
AIの支援を受けて執筆し、Via6の製品データと照合したうえで、2026年10月12日にVia6が公開しました。編集方針→
Via6 創業者。製品を担当し、このブログのテーマを決めています。予約制で仕事をしていて、プロフィールのリンクから顧客を増やしたい方に向けて書いています。
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