減少客人爽約：預約不到場的對策
減少客人爽約的實用做法：電郵確認與提醒、讓客人用連結自行改期、清楚的取消政策與訂金規則，讓你的行事曆更穩定。
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Via6 創辦人
本文內容
要減少爽約，就讓客人容易確認與改期，把取消政策寫清楚，時間較長的服務可以收取訂金。線上預約搭配電郵提醒和改期連結，就能解決大部分問題。
為什麼客人會爽約？
客人爽約很少是故意的。常見原因包括忘記、臨時有事，或是改期太麻煩。如果客人要打電話、傳訊息再等回覆，很多人就乾脆不通知你。
另一個常見原因是缺乏承諾感。如果預約時沒有任何成本，也沒有明確的規定，客人就會覺得臨時取消沒什麼大不了。好消息是，這兩個問題都可以處理。
電郵確認如何減少爽約？
客人透過你的連結預約後，如果馬上收到確認電郵，就等於把這次約定記在心上。如果日期或時間有誤，他們當下就能發現並更正，避免因為記錯時間而爽約。
除了確認信，在預約時間前寄出一封提醒電郵也很有幫助。客人看到提醒，就會記得時間並安排行程。這是一種自動化的方式，不需要你手動發訊息，也能減少客人忘記的情況。
在 Via6 中，每筆預約都會寄一封確認電郵給客人，並在預約時間前自動寄出提醒電郵。你不需要另外記得提醒任何人。
讓客人用同一個連結改期與取消
如果客人必須打電話給你才能更改時間，他們就更有可能直接不出現。但如果他們能透過連結自行改期或取消，這個障礙就消失了。
實際做法是：客人透過你的連結預約，收到確認電郵後，如果臨時有事，就點開你頁面上的同一個連結，選擇另一個時段。客人改期後，行事曆會隨之更新，讓你的時段安排保持正確。
取消也是一樣。如果客人不來了，可以直接用連結取消，讓時段重新開放給其他人。這比等到服務當天才發現客人沒來要好得多。
使用 Via6 的行事曆，客人可以直接透過你頁面上的連結改期或取消，你不需要做任何額外的事。行事曆會隨客人的改期或取消保持更新。
訂立清楚的取消政策
很多爽約是因為客人不知道臨時取消會有什麼後果。清楚的政策可以定下規則，也能建立彼此的約定。
用簡單的句子寫下規定即可，例如：「預約時間前 24 小時內取消，將收取服務費用的 50%。」或是「未事先通知即爽約者，之後需預先付款才能再次預約。」
把這些政策放在你的預約頁面上。這樣客人從一開始就知道規則，不會有意外。
- 預約時間前 24 小時內取消，將收取服務費用的 50%。
- 未事先通知即爽約者，之後需預先付款才能再次預約。
- 如需改期，請使用預約頁面的連結。服務時間前 2 小時以上取消，不收取費用。
連結、LINE、QR Code 與預約行事曆，全部整合在一個連結中。免費，無需信用卡。
時間較長的服務可以收取訂金
對於金額較高或需要事前準備的服務，例如諮詢、療程或課程，收取訂金有助於減少爽約。已經付了一部分費用的客人，通常會再三考慮才決定不來。
你可以設定固定金額，例如 NT$300，或設定比例，例如服務費用的 20%。重點是清楚告知客人，訂金會在當天結帳時扣除。
在預約頁面上，寫明你接受的付款方式，例如銀行轉帳或電子支付，讓客人預約後能盡快付款。如果對方在約定期限內沒有付款，你可以取消該時段，讓其他人預約。
收取訂金的方式和期限可以依你的服務內容調整。付款細節請直接與客人確認，Via6 不會代收款項。
維護候補名單
當有人臨時取消時，你可以從候補名單中找人遞補。建議保留一份簡單的紀錄，記下哪些客人希望在有空位時被通知。
可以用手機備忘錄、試算表，或是一個 LINE 群組來記錄。重點是要隨時找得到聯絡方式，一有空檔就能快速傳訊息給對方。
這個做法無法防止爽約，但能減少損失。久而久之，客人也會發現時段很搶手，反而會更珍惜預約的機會。
在 IG 簡介與限時動態放預約連結
客人透過連結預約後，就會進入確認與提醒的流程，所以要讓預約連結在各個接觸點都容易找到。
在 Instagram 上，把連結放在簡介中。你可以使用像 Via6 這樣的頁面，把行事曆和聯絡方式集中在同一個連結，不必每次更換。詳細步驟可以參考IG 個人簡介放連結教學。
在限時動態中，可以使用連結貼圖直接帶客人進入預約頁面。了解何時該用限時動態取代簡介，請看IG 限時動態放連結指南。
如果你主要透過 LINE 和客人聯絡，可以建立 LINE 官方帳號的加好友連結，並在旁邊附上一句提示，請客人說明想預約的服務。Via6 會把 LINE 當成一般的連結按鈕放在頁面上。想了解製作方式，請看LINE 連結附預設訊息的做法。
從今天開始減少爽約
你不需要一次改掉所有做法。先選一件事開始：把取消政策放到頁面上、設定訂金，或是把預約連結放到簡介中。
如果你還沒有線上預約，可以試試 Via6。幾分鐘內就能完成頁面，並且包含行事曆、電郵確認和改期連結。免費方案已經足夠幫你整理時段。付費方案的價格請看方案頁面。
隨著時間過去，你會發現爽約變少，行事曆就更穩定，月底的收入也會更有保障。
常見問題
提醒客人預約時間最好的方法是什麼？
自動電郵提醒最有效率，也不需要你另外花力氣。Via6 會在預約時間前寄出電郵提醒。有些服務者也會用 LINE 傳訊息提醒客人，這取決於你的工作習慣。
爽約需要收取費用嗎？
這取決於你的服務內容和客群。對於時間較長或價格較高的服務，收取爽約費或事前訂金是常見做法。最重要的是在預約前就把規定說清楚。
如何讓客人自行改期而不用通知我？
使用可以讓客人透過頁面連結改期的線上行事曆。客人點開連結，選擇其他時段即可。客人改期或取消後，行事曆會同步更新。
如果客人還是爽約，該怎麼辦？
先訂立明確的取消政策並確實執行。如果有收費，要用禮貌的方式告知客人。之後再評估是否要繼續服務這位客人，或是把時段留給更重視預約的人。
如何推廣我的預約連結？
把連結放在 Instagram 簡介、限時動態的連結貼圖，以及 LINE 的自動回覆或官方帳號中。預約越方便，客人就越可能確認並準時到場。
本文借助 AI 撰寫，並已核對產品資料，由 Via6 於 2026年10月12日 發布。我們的撰寫方式→
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