Så minskar du uteblivna kunder som har bokat tid
Uteblivna kunder stjäl tid från din kalender och dina intäkter. Så minskar du dem med e-postbekräftelse, enkel ombokning och en tydlig avbokningspolicy.
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Grundare av Via6
I den här artikeln
För att minska uteblivna kunder gör du det enkelt att bekräfta och boka om, tydliggör din avbokningspolicy och begär förskott vid långa behandlingar, till exempel via Swish eller en betallänk du redan använder. En onlinebokning med påminnelse via e-post och en länk för ombokning löser en stor del av problemet.
Varför uteblir kunder?
Uteblivanden beror sällan på ovilja. De flesta sker för att kunden glömmer tiden, får något annat i vägen eller tycker att det krånglar att boka om. Om kunden måste ringa, skicka ett meddelande och vänta på svar, så hör hen ofta aldrig av sig alls.
Ett annat vanligt skäl är bristande engagemang. När en tid har bokats utan kostnad eller utan tydliga regler känns det ofarligt att avboka i sista stund. Den goda nyheten är att du kan agera på båda fronterna.
Hur minskar e-postbekräftelse uteblivna kunder?
När kunden bokar via din länk och får ett bekräftelsemejl direkt, har hen bekräftat tiden. Om datumet blir fel märker kunden det på en gång och kan rätta det. Då försvinner en del av de misstag som annars leder till att kunden uteblir.
Utöver bekräftelsen gör en påminnelse via e-post några timmar eller dagar före tiden stor skillnad. Kunden ser meddelandet, minns tiden och planerar sin dag. Det är ett automatiskt sätt att minska glömska utan att du behöver skriva till varje kund för hand.
Med Via6 skickar systemet en bekräftelse via e-post till kunden för varje bokning, och en automatisk påminnelse via e-post före tiden. Du behöver inte komma ihåg att påminna någon.
Låt kunden boka om och avboka via samma länk
Om kunden måste prata med dig för att flytta tiden ökar risken att hen helt enkelt inte dyker upp. Men om hen kan boka om eller avboka själv via en länk, försvinner det hindret.
Så fungerar det i praktiken: kunden bokar via din länk och får ett bekräftelsemejl. Om något kommer emellan öppnar hen samma länk från din sida och väljer en ny tid.
Detta gäller även avbokningar. Om personen inte längre vill komma avbokar hen via länken och tiden blir ledig för någon annan. Det är bättre än att upptäcka uteblivandet först när kunden borde ha kommit.
Med Via6 bokar om eller avbokar kunden via länken på din sida. Du behöver inte göra något själv.
Ha en tydlig avbokningspolicy
Många uteblivanden sker för att kunden inte vet vad som händer om hen avbokar i sista stund. En tydlig policy sätter reglerna och skapar ett åtagande.
Skriv något enkelt, till exempel: ”Avbokningar som görs mindre än 24 timmar före tiden debiteras 50 procent av priset.” Eller, om du hellre vill vara mjukare: ”Uteblivanden utan förvarning kan bara bokas om mot förskott.”
Lägg policyn på din bokningssida. Då godkänner kunden reglerna redan från början och det blir inga obehagliga överraskningar. Kontrollera också vad som gäller för din verksamhet och hur du formulerar villkoren så att de är korrekta för ditt yrke.
- Avbokningar som görs mindre än 24 timmar före tiden debiteras 50 procent av priset.
- Uteblivanden utan förvarning kan bara bokas om mot förskott.
- Vill du boka om, använd länken på bokningssidan. Avbokningar senast 2 timmar före tiden debiteras inte. (Exempel, anpassa efter din verksamhet.)
Länkar, WhatsApp, QR-kod och bokning i en och samma länk. Gratis, utan kreditkort.
Begär förskott för långa behandlingar
För behandlingar med högre pris eller som kräver förberedelse, som konsultationer, terapipass eller längre behandlingar, minskar ett förskott uteblivandena kraftigt. Kunden som har betalat en del av priset tänker sig noga för innan hen låter bli att komma.
Du kan välja ett fast belopp, till exempel 300 kr, eller en procentandel, till exempel 20 procent av behandlingen. Det viktiga är att det tydligt framgår att förskottet dras från totalpriset på dagen för besöket.
Lägg upp dina betaluppgifter eller en betallänk på bokningssidan, så att kunden kan betala direkt efter bokningen. Har kunden inte betalat inom den tid ni har kommit överens om kan du be hen avboka via länken, så att tiden blir ledig för någon annan. Hur betalningen ska ske och vilka regler som gäller avgör du tillsammans med kunden direkt, eftersom Via6 inte tar emot betalningar.
Anpassa förskottet efter din tjänst. Exempel: en 60 minuters massage i Stockholm på Södermalm kostar 900 kr, och ett förskott på 200 kr gör det tydligt att tiden är bokad.
Ha en manuell väntelista
När någon avbokar i sista stund kan du fylla tiden med en kund från väntelistan. För att göra det behöver du en enkel lista över dem som vill bli kontaktade om en tid blir ledig.
Det kan vara en anteckning i mobilen, ett kalkylblad eller en WhatsApp-grupp. Det viktiga är att ha kontakterna till hands och skicka ett meddelande snabbt när en tid blir ledig.
Väntelistan minskar inte uteblivandena i sig, men den minskar förlusten när de sker. Över tid märker kunderna också att tiderna är eftertraktade, och då uppskattar de dem mer.
Lägg bokningslänken i bio och story
När kunden bokar via länken kommer hen direkt in i flödet med bekräftelse och påminnelse. Gör därför din bokningslänk lätt att hitta på alla ställen där kunder ser dig.
På Instagram lägger du länken i bion. Du kan använda en sida som samlar din bokning och dina kontaktvägar, som Via6, så att du inte behöver byta länk varje gång. Läs mer i så lägger du till länk i bio på Instagram.
I stories använder du länkstickern för att föra kunden direkt till bokningen. Läs om när du ska använda länk i story i stället för bio.
Om du tar emot bokningar via WhatsApp kan du skapa en länk med färdigt meddelande, så att kunden snabbt kommer igång. Läs så skapar du en WhatsApp-länk med färdigt meddelande.
Börja minska uteblivna kunder idag
Du behöver inte ändra allt på en gång. Välj en åtgärd: lägg din avbokningspolicy på bokningssidan, börja begära förskott för långa behandlingar eller lägg bokningslänken i bion.
Har du ännu inget onlinebokningssystem kan du prova Via6. Du bygger din sida på några minuter, med kalender, bekräftelse via e-post och länk för ombokning. Gratisplanen hjälper dig redan att hålla ordning på tiderna, och du kan jämföra våra planer när du vill ha mer.
Med tiden märker du att färre uteblivanden ger en mer förutsägbar vecka och bättre intäkter i slutet av månaden.
Vanliga frågor
Vilket är bästa sättet att påminna kunden om tiden?
En automatisk påminnelse via e-post fungerar bra och kräver ingen manuell insats. Via6 skickar en påminnelse via e-post före tiden, så du behöver inte tänka på det. Vissa yrkesutövare skickar också ett meddelande via WhatsApp, men det beror på hur du arbetar.
Ska jag ta ut en avgift vid uteblivande?
Det beror på din tjänst och dina kunder. För långa eller dyra behandlingar är en avgift för uteblivande eller ett förskott vanligt. Det viktiga är att regeln är tydlig innan kunden bokar. Kontrollera också vilka regler som gäller för ditt yrke.
Hur gör jag så att kunden kan boka om utan att kontakta mig?
Använd ett onlinebokningssystem där kunden kan boka om via länken till din sida. Kunden öppnar länken, väljer en ny tid och klart.
Vad gör jag om kunden ändå uteblir?
Ha en avbokningspolicy och tillämpa den konsekvent. Om det finns en avgift, informera kunden på ett vänligt sätt. Fundera sedan på om du vill behålla kunden eller om tiden hellre ska ges till någon som uppskattar den.
Hur sprider jag min bokningslänk?
Lägg länken i bion på Instagram, i stories med länkstickern och i ditt WhatsApp-meddelande med färdig text. Ju enklare det är att boka, desto större är chansen att kunden bekräftar och kommer.
Skriven med stöd av AI, granskad mot produktens uppgifter och publicerad av Via6 12 okt. 2026.Så skriver vi→
Grundare av Via6. Ansvarar för produkten och bestämmer innehållet i bloggen, som är skriven för dig som tar emot bokade tider och vill få kunder via länken i bion.
Se alla artiklar→