Jak snížit počet klientů, kteří nepřijdou na termín

Proč klienti nechodí?

Nedostavení obvykle nemají nic společného se zlou vůlí. Nejčastěji jde o zapomenutí, nečekanou situaci nebo o to, že přeplánování je zdlouhavé. Pokud musí klient volat, psát zprávu a čekat na odpověď, mnoho lidí prostě nedá vědět.

Dalším častým důvodem je nízký závazek. Když byl termín domluven zdarma a bez jasných pravidel, zrušit těsně před schůzkou působí nevinně. Dobrou zprávou je, že se dá zasáhnout na obou frontách.

Jak potvrzení e-mailem snižuje nedostavení?

Když klient rezervuje přes váš odkaz a hned dostane potvrzovací e-mail, termín si zapíše. Pokud je datum špatně, všimne si toho hned a může ho opravit. Tím odpadnou chyby v zápisu, ze kterých pak vznikají nedostavení.

Kromě potvrzení velmi pomůže připomínka e-mailem před termínem. Člověk si zprávu přečte, vzpomene si na schůzku a zorganizuje se. Je to automatický způsob, jak snížit zapomínání, a nemusíte nic psát ručně.

Nechte klienty přeplánovat a rušit přes stejný odkaz

Pokud musí klient kvůli změně termínu nejdřív kontaktovat vás, roste šance, že se prostě nedostaví. Když ale má odkaz, kde může termín změnit nebo zrušit sám, překážka zmizí.

V praxi to vypadá takto: klient si rezervuje přes váš odkaz a dostane potvrzovací e-mail. Pokud mu přijde něco do cesty, otevře stejný odkaz na vaší stránce a vybere jiný čas. Váš kalendář tak zůstane aktuální a vy nemusíte nic přeplánovávat ručně.

Totéž platí pro zrušení. Pokud se člověk rozhodne nepřijít, zruší termín odkazem a uvolní ho pro někoho dalšího. Je to lepší, než zjistit nedostavení až v okamžiku, kdy na klienta čekáte.

Mějte jasné storno podmínky

Mnoho nedostavení vzniká proto, že klient neví, co se stane, když zruší těsně před termínem. Jasná pravidla určují, co platí, a vytvoří závazek.

Napište něco jednoduchého, například: „Zrušení méně než 24 hodin předem bude účtováno ve výši 50 % ceny služby.“ Nebo, pokud dáváte přednost, „Nedostavení bez omluvy nebude možné nahradit bez předem zaplacené částky.“

Tuto podmínku umístěte na svou rezervační stránku. Klient s ní souhlasí už při objednávce a nebude ho nic překvapovat. U regulovaných zdravotnických profesí, jako je klinický psycholog nebo nutriční terapeut, se řiďte pravidly své profesní asociace, které případně upravují i storno poplatky.

Žádejte zálohu u delších služeb

U služeb vyšší hodnoty nebo takových, které vyžadují přípravu, jako jsou konzultace, sezení nebo zákroky, výrazně pomůže záloha. Klient, který už část částky zaplatil, o nedostavení přemýšlí mnohem méně.

Můžete domluvit pevnou částku, například 500 Kč, nebo procento z ceny služby, například 20 %. Důležité je jasně říct, že záloha se odečte z celkové ceny při návštěvě.

Na Via6 nemůžete zálohu vybírat automaticky, ale na stránku můžete přidat platební odkaz nebo údaje k platbě, které už používáte. Klient zaplatí hned po rezervaci a vy si termín domluvíte s ním přímo. Pokud záloha nepřijde do dohodnutého času, požádejte klienta, aby termín zrušil přes odkaz v potvrzovacím e-mailu, a místo se uvolní pro někoho dalšího.

Veďte ruční čekací listinu

Když někdo zruší těsně před termínem, můžete volné místo nabídnout klientovi z čekací listiny. K tomu si vedete jednoduchý seznam lidí, kteří chtějí být kontaktováni, pokud se uvolní čas.

Může to být poznámka v telefonu, tabulka nebo skupina na WhatsAppu. Důležité je mít kontakty po ruce a rychle napsat, jakmile se objeví volný termín.

Tato praxe nesníží samotné nedostavení, ale zmírní škodu, kterou způsobí. Časem si klienti všimnou, že termíny jsou žádané, a začnou si jich více vážit.

Dejte rezervační odkaz do bio a do story

Když klient rezervuje přes odkaz, automaticky projde potvrzením a připomínkou. Proto usnadněte přístup k rezervačnímu odkazu na všech místech, kde vás lidé vidí.

Na Instagramu dejte odkaz do bio. Můžete použít stránku, která spojuje váš rozvrh a kontakty, jako je Via6, a nemusíte pokaždé měnit odkaz. Více se dozvíte v článku jak přidat odkaz do bio na Instagramu: krok za krokem.

Ve stories použijte nálepku odkazu, která vede přímo do vašeho rozhraní pro rezervace. Podívejte se na článek Odkaz do story na Instagramu: kdy použít místo bio.

Pokud komunikujete přes WhatsApp, vytvořte odkaz s předpřipravenou zprávou, který urychlí první kontakt. Postup najdete v článku Odkaz na WhatsApp s předpřipravenou zprávou: návod.

Začněte snižovat nedostavení ještě dnes

Nemusíte měnit všechno najednou. Vyberte jednu věc: dát storno podmínky na stránku, požádat o zálohu u delších služeb nebo zveřejnit rezervační odkaz v bio.

Pokud ještě nemáte online rezervace, vyzkoušejte Via6. Stránku si sestavíte během pár minut s rezervacemi, e-mailovým potvrzením a odkazem na přeplánování. Bezplatný tarif vám pomůže udržet pořádek v termínech, a pokud budete chtít více, na stránce s plány najdete placené varianty.

Časem zjistíte, že méně nedostavení znamená větší přehled v rozvrhu a stabilnější příjem na konci měsíce.

Časté otázky

Napsáno s pomocí AI, ověřeno podle údajů o produktu a publikováno Via6 dne 12. 10. 2026.Jak píšeme→