Onlinebokning för psykologer: organisera samtalen
Så organiserar en onlinebokning för psykologer samtalen, undviker krockar och minskar uteblivna klienter, med fokus på dataskydd och yrkesetik.
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Grundare av Via6
I den här artikeln
- Kort svar
- Varför använda en onlinebokning i din psykologmottagning?
- Så ställer du in samtal med fast längd och pauser
- Första samtalet: vad du bör fråga efter utan att exponera uppgifter
- Så hanterar du ombokningar och avbokningar
- Yrkesetiska riktlinjer när du marknadför din onlinebokning
- Så sprider du din onlinebokning till klienter
- Nästa steg: skapa din bokningskalender på 5 minuter
- Vanliga frågor
Ett onlinebokningssystem för psykologer samlar mottagningstiderna i en enda länk, där klienten väljer en ledig tid och får bekräftelse via e-post. Du bestämmer längden på varje samtal och pauserna mellan dem, så att krockar och glömda tider minskar. Då får du mer tid för den kliniska delen och mindre för meddelanden om ombokningar.
Varför använda en onlinebokning i din psykologmottagning?
Att boka samtal via SMS, WhatsApp eller telefon tar tid och skapar fel. Klienten frågar efter tider, du svarar, hen dröjer med beslutet, en annan klient ber om samma tid och då är det kaos. Med en onlinebokning ser klienten de lediga tiderna och väljer själv, utan att skicka meddelanden fram och tillbaka. Eftersom uppgifter om hälsa är särskilt skyddade enligt GDPR bör du dessutom samla in så lite information som möjligt.
För psykologer hjälper onlinebokningen också till att hålla samtalen regelbundna. Klienten kan boka om eller avboka via sin egen länk, vilket minskar uteblivna samtal utan att du behöver hantera varje ändring. Eftersom allt registreras får du en historik över bokningarna i stället för lappar och lösa anteckningar.
Arbetar du både på plats och digitalt kan du skapa separata tjänster i bokningskalendern, till exempel ”Samtal på plats” och ”Digitalt samtal”, med egen längd och eget pris. Klienten väljer format när hen bokar.
Så ställer du in samtal med fast längd och pauser
De flesta psykologer arbetar med samtal på 50 minuter eller en timme. I onlinebokningen lägger du upp varje typ av behandling med namn, längd och pris. Till exempel ”Individuell psykoterapi (50 min)” med ditt eget pris. Systemet använder längden för att blockera tiden automatiskt.
Förutom längden bör du ställa in pauser mellan samtalen. En paus på 10 till 15 minuter ger utrymme för anteckningar, ett toalettbesök eller en stund att andas innan nästa klient. I kalendern kan du ange att det alltid ska vara 15 minuter mellan två samtal, till exempel.
- Lägg upp tjänsten
Skapa en tjänst som heter ”Psykoterapisamtal” med 50 minuters längd och ditt pris.
- Ange pausen
Välj en paus på 15 minuter mellan bokningarna i kalenderinställningarna. Om ett samtal slutar 15:00 kan nästa tidigast börja 15:15. Menynamnen i appen kan ändras, så leta efter avsnittet för kalendern.
- Lägg in dina mottagningstider
Ange vilka dagar och tider du tar emot, till exempel måndag och onsdag 08:00 till 18:00. Agendan visar bara dessa tider för klienterna.
Första samtalet: vad du bör fråga efter utan att exponera uppgifter
Vid bokning av första samtalet bör du bara fråga efter det nödvändiga: namn, e-postadress och ett telefonnummer för kontakt. Undvik fält som ”anledning till besöket” eller ”huvudsakligt problem” i det publika formuläret, eftersom sådana uppgifter kan synas på sidan eller i notiser. Känsliga uppgifter bör samlas in först under samtalet, i behandlingsrummet.
Kom ihåg att din bokningssida är offentlig. Vem som helst med länken kan se tjänster, tider och priser, men ingen ska kunna se vilka andra klienter som har bokat. Därför ska onlinebokningen bara visa tillgänglighet, inte vem som har bokat varje tid.
Använder du Via6 kan du lägga en betalningslänk eller de betalningsuppgifter du redan använder på sidan, för att underlätta betalningen. Hur stor avgiften eller förskottet är och hur det betalas ska ni komma överens om direkt, utan att visa känslig ekonomisk information.
Så hanterar du ombokningar och avbokningar
En av de största fördelarna med onlinebokning är att klienten själv kan boka om eller avboka via länken, utan att behöva ringa dig. Det minskar obehaget att avboka och minskar uteblivna samtal, eftersom klienten själv kan välja en annan ledig tid.
För att undvika sena avbokningar kan du införa en tydlig policy, till exempel ”avbokningar med mindre än 24 timmars varsel debiteras”. Regeln kan anges på bokningssidan eller i bekräftelsemejlet, men själva debiteringen bör ni komma överens om direkt med klienten. Kontrollera också att villkoren följer de regler för ditt yrke som gäller i Sverige.
Via6 skickar automatiskt en bekräftelse via e-post när en tid bokas, och en påminnelse via e-post före samtalet. Det hjälper till att minska glömda tider.
Länkar, WhatsApp, QR-kod och bokning i en och samma länk. Gratis, utan kreditkort.
Yrkesetiska riktlinjer när du marknadför din onlinebokning
De yrkesetiska reglerna för psykologer i Sverige styr hur tjänster får marknadsföras. När du delar din bokningslänk bör du undvika löften om resultat, omdömen från klienter och allt som kan identifiera någon. Håll marknadsföringen saklig och informativ, med fokus på vad du erbjuder och på din utbildning och legitimation.
Följ också de riktlinjer som gäller för din yrkesorganisation och för Socialstyrelsen, som ansvarar för legitimation inom hälso- och sjukvården. Vissa yrkesorganisationer har egna regler för digital marknadsföring och sociala medier. Är du osäker, kontrollera med din organisation innan du publicerar.
På din bokningssida bör du bara ha yrkesmässig information: namn, legitimation, specialiteter och kontaktvägar. Undvik privata bilder och innehåll som blandar privatliv och yrkesliv.
Så sprider du din onlinebokning till klienter
När bokningskalendern är klar lägger du länken där klienterna lätt hittar den: i bion på Instagram, i WhatsApp Business och på visitkort. Då hittar den som vill boka en tid länken snabbt.
På Instagram tar bion emot upp till fem länkar, men bara den första visas framträdande. Därför är det bra att använda en sida som samlar alla dina länkar, som Via6, och lägga den enda länken i bion. I stories kan du använda länkklistermärket för att gå direkt till bokningen.
Har du en fysisk mottagning kan du skriva ut en QR-kod till din bokningssida och lägga den i receptionen. Klienten skannar koden och bokar nästa samtal direkt, utan att du behöver hjälpa till.
Nästa steg: skapa din bokningskalender på 5 minuter
Du kan skapa en gratis onlinebokning med Via6 på cirka 5 minuter, från mobilen. Lägg upp dina tjänster, ange dina tider och dela länken. Gratisplanen inkluderar en tjänst och upp till 50 bokningar per månad, utan kreditkort.
Använder du redan Linktree kan du importera dina länkar till Via6 och ha allt på ett ställe. Vill du ha fler tjänster och en QR-kod som du kan ändra efter utskrift finns betalplaner, och du kan se planerna här. Varje nytt konto får 14 dagar med Pro utan kortuppgifter, så du kan prova innan du bestämmer dig.
Läs också så tar du emot bokningar via Instagram utan att svara i DM, så minskar du uteblivna klienter som har bokat tid och onlinebokning för dietist: första besök och återbesök.
Vanliga frågor
Är onlinebokning tillåten för psykologer enligt yrkesetiken?
Ja, så länge marknadsföringen följer de yrkesetiska reglerna för psykologer i Sverige. Undvik löften om resultat, omdömen och uppgifter som kan identifiera klienter. Kontrollera riktlinjerna från din yrkesorganisation och från Socialstyrelsen.
Kan jag ta betalt för bokningen online?
Du kan ta ut ett förskott för att säkra tiden, men du och klienten bör komma överens om det direkt. Via6 tar inte ut några betalningar automatiskt. Du kan lägga en betalningslänk på sidan om du vill underlätta betalningen.
Hur förhindrar jag att klienter ser varandras uppgifter?
Agendan visar bara vilka tider som är lediga, inte vem som har bokat. Be bara om de uppgifter som behövs vid bokningen (namn, e-post, telefon) och undvik känsliga fält som anledning till besöket.
Kan jag använda onlinebokning för både digitala och fysiska samtal?
Ja, du kan skapa separata tjänster för varje format, med egen längd och eget pris. Klienten väljer format när hen bokar.
Får klienten en påminnelse inför samtalet?
Ja. Klienten får bekräftelse vid bokningen och en påminnelse via e-post innan samtalet, med länken för att boka om eller avboka. Vill du bekräfta extra via WhatsApp kan du fortsätta med det i enskilda fall.
Skriven med stöd av AI, granskad mot produktens uppgifter och publicerad av Via6 12 okt. 2026.Så skriver vi→
Grundare av Via6. Ansvarar för produkten och bestämmer innehållet i bloggen, som är skriven för dig som tar emot bokade tider och vill få kunder via länken i bion.
Se alla artiklar→