Verkkoajanvaraus psykologille: järjestä vastaanotot
Katso, miten verkkoajanvaraus auttaa psykologia järjestämään istunnot, välttämään päällekkäisyyksiä ja vähentämään poissaoloja.
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Via6:n perustaja
Tässä artikkelissa
- Lyhyt vastaus
- Miksi käyttää verkkoajanvarausta psykologin vastaanotolla?
- Näin määrität istuntojen keston ja tauot
- Ensimmäinen istunto: mitä kysyä varauksessa ilman arkaluonteisia tietoja
- Peruutukset ja ajan siirrot
- Eettiset näkökohdat ajanvarauksen markkinoinnissa
- Näin jaat ajanvarauksen asiakkaille
- Seuraava askel: rakenna ajanvaraus noin 5 minuutissa
- Usein kysytyt kysymykset
Verkkoajanvaraus kokoaa psykologin istuntojen ajat yhteen linkkiin, josta asiakas valitsee sopivan ajan ja saa vahvistuksen sähköpostiin. Määrität itse kunkin istunnon keston ja tauot vastaanottojen välillä, jolloin päällekkäisyydet ja unohtuneet ajat vähenevät. Näin jää enemmän aikaa hoitotyöhön ja vähemmän viestittelyyn ajan siirroista.
Miksi käyttää verkkoajanvarausta psykologin vastaanotolla?
Ajan varaaminen WhatsAppilla tai puhelimitse vie aikaa ja aiheuttaa virheitä. Asiakas kysyy vapaita aikoja, sinä vastaat, hän miettii, toinen asiakas pyytää samaa aikaa, ja sekaannus on valmis. Verkkoajanvarauksessa asiakas näkee vapaat ajat ja valitsee itse, ilman viestien vaihtoa.
Verkkoajanvaraus auttaa myös pitämään istunnot säännöllisinä. Asiakas voi siirtää tai peruuttaa ajan oman linkkinsä kautta, joten poissaolot vähenevät ilman, että sinun täytyy välittää jokaista muutosta. Jokainen varaus tulee sähköpostiisi, joten sinulla on selkeä historia eikä tarvitse luottaa hajanaisiin muistiinpanoihin.
Jos pidät sekä lähitapaamisia että etätapaamisia, voit luoda ajanvaraukseen erilliset palvelut, esimerkiksi ”Lähitapaaminen” ja ”Etätapaaminen”. Jokaisella on oma kestonsa ja hintansa (esimerkiksi [hinta] / 50 min). Asiakas valitsee tapaamismuodon varatessaan ajan.
Näin määrität istuntojen keston ja tauot
Istuntojen pituus valitaan oman käytännön mukaan, esimerkiksi 50 minuuttia tai tunti. Verkkoajanvarauksessa lisäät jokaisen tapaamistyypin nimen, keston ja hinnan. Esimerkki: ”Yksilöterapia (50 min)”, [hinta]. Järjestelmä käyttää kestoa ja lukitsee ajan automaattisesti.
Keston lisäksi kannattaa asettaa tauot istuntojen väliin. Noin 10-15 minuutin tauko antaa aikaa kirjata muistiinpanoja, käydä vessassa tai hengähtää ennen seuraavaa asiakasta. Voit määrittää ajanvaraukseen, että jokaisen istunnon jälkeen on aina 15 minuutin tauko.
- Luo palvelu
Luo palvelu nimeltä ”Psykoterapiaistunto”, kesto 50 minuuttia ja hinta [hinta].
- Aseta tauko
Valitse vastaanottojen väliin 15 minuutin tauko. Jos istunto päättyy klo 15.00, seuraava voi alkaa aikaisintaan klo 15.15.
- Ilmoita vastaanottoajat
Lisää päivät ja kellonajat, jolloin otat asiakkaita, esimerkiksi maanantait ja keskiviikot klo 8.00-18.00. Asiakkaille näkyvät vain nämä ajat.
Ensimmäinen istunto: mitä kysyä varauksessa ilman arkaluonteisia tietoja
Ensimmäisen istunnon varauksessa kysy vain tarpeelliset tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero yhteydenottoa varten. Älä pyydä asiakasta kertomaan hoidon syytä tai oireita varauksen yhteydessä, koska tiedot voivat näkyä ilmoituksissa. Arkaluonteiset tiedot kysytään vasta itse terapiatilanteessa.
Muista, että ajanvaraussivusi on julkinen. Kuka tahansa linkin avaava näkee palvelut, ajat ja hinnat, mutta ei saa nähdä muiden asiakkaiden tietoja. Siksi ajanvarauksen pitää näyttää vain vapaat ajat eikä kertoa, kuka on varannut minkäkin ajan.
Jos haluat ottaa ennakkomaksun, lisää sivulle maksulinkki tai maksutiedot, joita käytät jo. Maksun summa ja ehdot sovitaan asiakkaan kanssa suoraan. Verkkoajanvaraus ei peri ennakkomaksua itse.
Peruutukset ja ajan siirrot
Verkkoajanvarauksen suurin etu on, että asiakas voi siirtää tai peruuttaa ajan linkin kautta ilman, että hänen täytyy soittaa sinulle. Se helpottaa peruuttamista ja vähentää poissaoloja, koska asiakas voi valita itse toisen vapaan ajan.
Myöhäisiä peruutuksia varten voit asettaa selkeän käytännön, esimerkiksi: ”Alle 24 tunnin varoitusajalla tehdystä peruutuksesta veloitetaan istunto”. Ehto kannattaa kertoa ajanvaraussivulla, mutta mahdollinen veloitus sovitaan asiakkaan kanssa suoraan.
Via6 lähettää vahvistuksen varauksen yhteydessä ja muistutuksen ennen istuntoa sähköpostilla. Jos vahvistat ajat yleensä WhatsAppilla, voit jatkaa sitä tavallista käytäntöä tarvittaessa. Via6 ei lähetä muistutuksia WhatsAppilla.
Linkit, WhatsApp, QR-koodi ja ajanvaraus yhdessä linkissä. Ilmainen, ei luottokorttia.
Eettiset näkökohdat ajanvarauksen markkinoinnissa
Psykologin palveluiden markkinointiin sovelletaan ammattieettisiä ohjeita. Kun jaat ajanvarauksesi, vältä lupauksia hoitotuloksista, asiakaspalautteita tai mitään, mistä joku voi tunnistaa asiakkaan. Pidä markkinointi asiallisena ja tiedottavana, keskittyen palveluihisi ja pätevyyteesi.
Noudata myös maasi psykologien ammattijärjestön ja viranomaisen antamia ohjeita, jotka koskevat sähköistä markkinointia ja sosiaalisen median käyttöä. Jos olet epävarma, tarkista ohjeet ennen julkaisemista.
Lisää ajanvarauksen sivulle vain ammatillisia tietoja, kuten nimesi, pätevyytesi, erikoisalasi ja yhteystavat. Vältä henkilökohtaisia kuvia tai sisältöä, joka sekoittaa yksityiselämän ja ammatin.
Näin jaat ajanvarauksen asiakkaille
Kun ajanvaraus on valmis, laita linkki paikkoihin, joista asiakas sen löytää helposti. Linkin voi lisätä Instagram-profiilin bioon, WhatsApp-yritysprofiiliin ja käyntikortteihin. Näin kuka tahansa halukas varaamaan istunnon löytää linkin nopeasti.
Instagramin profiilin bio-kenttään voi lisätä muutamia linkkejä, mutta niiden näkyvyys vaihtelee. Siksi kannattaa käyttää sivua, joka kokoaa kaikki linkit yhteen, kuten Via6, ja laittaa tämä yksi linkki bioon. Instagram-storyssa voit käyttää linkkitarraa, joka vie suoraan ajanvaraukseen.
Jos vastaanotollasi on fyysinen tila, voit tulostaa ajanvarauksen QR-koodin ja asettaa sen vastaanottoaulaan. Asiakas skannaa koodin ja varaa seuraavan istunnon paikan päällä ilman, että sinun tarvitsee olla mukana.
Seuraava askel: rakenna ajanvaraus noin 5 minuutissa
Voit luoda ilmaisen verkkoajanvarauksen Via6:ssa noin 5 minuutissa, puhelimella. Lisää palvelut, määritä vastaanottoajat ja jaa linkki. Ilmaisessa paketissa on yksi palvelu ja enintään 50 varausta kuukaudessa, eikä kortti ole tarpeen.
Jos käytät jo Linktreetä, voit tuoda linkkisi Via6:een ja pitää kaiken yhdessä paikassa. Jos tarvitset enemmän, kuten useita palveluja ja dynaamisen QR-koodin, maksulliset paketit löytyvät hinnoittelusivulta. Uusi tili saa 14 päivän Pro-kokeilun ilman korttia.
Tutustu myös: näin saat varauksia Instagramista ilman yksityisviestejä, miten vähennät asiakkaiden poissaoloja ajanvarauksissa ja verkkoajanvaraus ravitsemusterapeutille: ensimmäinen käynti.
Usein kysytyt kysymykset
Onko verkkoajanvaraus psykologille sallittu ammattieettisten ohjeiden mukaan?
Kyllä, kunhan markkinointi noudattaa ammattieettisiä ohjeita ja viranomaisen sääntöjä. Vältä lupauksia hoitotuloksista, asiakaspalautteita ja asiakastietojen paljastamista. Tarkista ohjeet ammattijärjestöltäsi.
Voinko periä ennakkomaksun verkkoajanvarauksesta?
Voit pyytää ennakkomaksua, mutta maksu sovitaan asiakkaan kanssa suoraan. Via6 ei peri maksuja itse. Sivulle voi lisätä maksulinkin tai maksutiedot, joita käytät jo.
Miten estän asiakkaita näkemästä toistensa tietoja?
Ajanvarauksessa näkyvät vain vapaat ajat, eikä siinä kerrota, kuka on varannut minkäkin ajan. Kysy varauksessa vain tarpeelliset tiedot, kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero, äläkä kysy arkaluonteisia tietoja, kuten hoidon syytä.
Voinko käyttää samaa ajanvarausta etä- ja lähitapaamisiin?
Kyllä. Luo jokaiselle tapaamismuodolle oma palvelu, jolla on oma kesto ja hinta. Asiakas valitsee muodon varatessaan ajan.
Saako asiakas muistutuksen istunnosta?
Kyllä. Asiakas saa vahvistuksen varauksen yhteydessä ja muistutuksen sähköpostitse ennen istuntoa. Muistutuksessa on linkki ajan siirtämistä tai peruuttamista varten. Jos haluat vahvistaa ajat WhatsAppilla, voit jatkaa sitä erikseen.
Kirjoitettu tekoälyn avustamana, tarkistettu Via6-tuotteen tietoja vasten ja julkaistu Via6:n toimesta 12.10.2026.Näin kirjoitamme→
Via6:n perustaja. Vastaa tuotteesta ja määrittää tämän blogin aiheet. Blogi on tarkoitettu ajanvarauksella toimiville, jotka haluavat saada asiakkaita linkistä bion alla.
Kaikki artikkelit→