心理カウンセラー向けのオンライン予約管理
オンライン予約の仕組みで、カウンセリングの時間割をわかりやすく管理し、予約の重複やキャンセルを減らす方法を紹介します。個人情報の扱いと職業倫理に配慮した使い方も解説します。
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Via6 創業者
この記事の内容
オンライン予約ページは、カウンセリングの空き時間を1つのリンクにまとめ、クライアントが自分で日時を選んでメールで予約確定を受け取れる仕組みです。セッションの時間と面談の間隔を設定しておけば、予約の重なりや時間の取り違えを防げます。日程調整のメッセージが減り、クライアントへの対応に時間を使えるようになります。
カウンセラーがオンライン予約を使うメリットは？
電話やLINEで日程を調整すると、時間がかかり、行き違いも起きやすくなります。クライアントが空き時間を見て自分で選べる予約ページなら、やり取りの往復がなくなります。
定期的な面談を続けてもらうことも大切です。クライアントが予約ページから変更やキャンセルを行えるようにすると、あなたが一つひとつ調整しなくても、欠席を減らしやすくなります。予約の記録も残るので、メモを探す手間も減ります。
対面とオンラインの両方を行っている場合は、「対面カウンセリング」「オンラインカウンセリング」のようにサービスを分けて登録できます。時間や料金をそれぞれ設定し、クライアントが予約時に形式を選べます。
セッション時間と休憩時間の設定方法
セッションの長さは、50分や60分など、カウンセラーごとに自由に決めて構いません。予約ページには、サービスごとに名称、時間、料金を登録します。例えば「個人カウンセリング（50分）」を¥8,000（例）として登録すると、その時間が自動的に予約枠として押さえられます。
セッションの時間に加えて、面談の間に休憩を入れることも重要です。10から15分ほどの間隔があれば、記録を書いたり、お手洗いに行ったり、次のクライアントの前に一息ついたりできます。例えば、15時に終わるセッションの次は15時15分から、というように設定できます。
- サービスを登録
「カウンセリングセッション」を50分、¥8,000（例）で作成します。
- 間隔を設定
予約設定で、面談と面談の間に15分の間隔を取ります。15時に終わる場合、次の予約は15時15分から始まります。
- 対応時間を入力
対応する曜日と時間帯を登録します。例えば月曜と水曜の9時から18時までです。予約ページには、この時間の枠だけが表示されます。
初回面談の予約で、個人情報を守るために聞く項目
初回の予約では、氏名、メールアドレス、連絡先の電話番号など、必要最低限の項目だけを聞きましょう。「相談内容」「悩みの概要」のような項目は、公開フォームに入れないことをおすすめします。こうした情報は、ページや通知に表示されるおそれがあります。デリケートな内容は、面談の場で直接うかがいましょう。
予約ページは公開されています。リンクを知っている人は、サービス内容、空き時間、料金を見られますが、他のクライアントの情報は見られないようにする必要があります。そのため、予約ページには空き状況だけを表示し、誰がどの時間を予約したかは表示しないことが大切です。
振込先や支払いリンクを予約ページに載せることもできます。ただし、キャンセル料や前払いの金額は、クライアントと直接話し合って決めてください。
予約変更とキャンセルへの対応
オンライン予約の大きなメリットは、クライアントがリンクから自分で日時を変更したりキャンセルしたりできることです。直接連絡しにくい場合でも、気軽に対応できます。空いている別の時間を自分で選べるため、無断欠席も減らしやすくなります。
直前のキャンセルを防ぐために、「面談の24時間前までにキャンセルがない場合は、料金が発生することがあります」といった方針を予約ページや確認メールに書いておくと分かりやすくなります。ただし、実際の請求は必ずクライアントと直接確認してください。
Via6では、予約確認メールと面談前のリマインダーがメールで届きます。Via6はLINEやSMSでリマインドを送りません。LINEで個別に連絡したい場合は、これまでどおり手動で送ってください。
リンク、LINE、QRコード、予約カレンダーをひとつのリンクに。無料で、カード登録も不要です。
プライバシーと職業倫理に配慮した情報発信
カウンセラーは、所属する団体や資格の倫理規程に従って情報を発信する必要があります。予約ページやSNSでは、結果の保証や体験談、個人が特定できる情報を載せないようにしましょう。情報は控えめにし、提供しているサービスと経歴を中心に紹介することが大切です。
資格の登録団体や専門の協会には、広告やSNSでの発信についてのガイドラインがある場合があります。判断に迷うときは、所属する団体や専門の相談窓口に確認してください。
予約ページには、名前、資格、専門分野、連絡方法など職業に関する情報だけを載せましょう。私生活と仕事が混ざる写真や内容は避けるのが無難です。
予約ページを公開して、クライアントに伝える方法
予約ページを作ったら、クライアントが見つけやすい場所にリンクを置きましょう。Instagramのプロフィール、名刺、相談室の受付などが考えられます。日本ではLINEでの連絡も多いので、LINE公式アカウントのIDと定型の文を組み合わせたメッセージ付きLINEリンクを作り、Via6のページにリンクボタンとして置くと便利です。
Instagramのプロフィールには最大5つのリンクを設定できますが、目立つのは最初の1つだけです。そのため、複数のリンクをまとめたページを作り、そのリンクを1つ設定する方法が便利です。ストーリーズではリンクスタンプを使い、予約ページに直接案内できます（ストーリーにリンクを載せる使い分け）。Instagramの設定画面の名称は変わることがあるので、実際の画面で確認してください。
相談室に来られる方のために、予約ページのQRコードを印刷して受付に置くのもおすすめです。来室時にその場で次回の予約を取ってもらえます。
最初の一歩：5分で予約ページを作る
5分で予約ページを作成することができます。スマートフォンから、サービスの登録、対応時間の設定、リンクの共有まで行えます。無料プランでは、サービス1つと月50件までの予約を受け付けられ、クレジットカードは不要です。
すでにLinktreeを使っている場合は、リンクをVia6に取り込んで一か所にまとめられます。複数のサービスを登録したい場合や、読み取り先を変えられる動的QRコードを使いたい場合は、有料プランがあります。料金はプラン一覧でご確認ください。新規アカウントは14日間Proプランを無料でお試しできます。
よくある質問
カウンセリングの予約をオンラインで受け付けても問題ありませんか？
はい。ただし、所属する団体や資格の倫理規程に沿って発信してください。結果の保証や体験談、個人が特定できる情報は避けましょう。判断に迷う場合は、所属する団体に確認してください。
予約時に料金の前払いを求めることはできますか？
前払いを求めることは可能ですが、その取り決めはクライアントと直接行ってください。Via6は料金を自動で徴収しません。予約ページには、普段お使いの支払いリンクや振込先を掲載できます。
クライアント同士の予約情報が見えないようにするには？
予約ページには空き時間だけが表示され、誰が予約したかは表示されません。初回の予約では、氏名、メールアドレス、電話番号など最低限の項目だけを聞き、相談内容は面談で直接うかがうようにしてください。
オンラインと対面の両方の面談に使えますか？
はい。形式ごとに別々のサービスを登録し、時間や料金をそれぞれ設定できます。クライアントは予約時に形式を選べます。
クライアントにリマインダーは届きますか？
はい。予約確認と面談前のリマインダーがメールで届き、そこから予約の変更やキャンセルができます。Via6はLINEやSMSでのリマインドは送りません。LINEで連絡したい場合は、個別に送ってください。
AIの支援を受けて執筆し、Via6の製品データと照合したうえで、2026年10月12日にVia6が公開しました。編集方針→
Via6 創業者。製品を担当し、このブログのテーマを決めています。予約制で仕事をしていて、プロフィールのリンクから顧客を増やしたい方に向けて書いています。
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