יומן תורים אונליין לפסיכולוגים: סידור הפגישות שלכם
איך יומן תורים אונליין עוזר לפסיכולוגים לסדר פגישות, למנוע חפיפות ולצמצם ביטולים, עם שמירה על פרטיות המטופלים ועל אתיקה מקצועית.
LRLucas Ribeiro Cavalcante · מייסד Via6
במאמר זה
יומן תורים אונליין לפסיכולוגים מסדר את שעות הפגישות בקישור אחד, שבו המטופל בוחר את השעה שנוחה לו ומקבל אישור במייל. אתם קובעים את משך כל פגישה ואת ההפסקות בין הטיפולים, וכך נמנעות חפיפות ושכחות. כך נשאר יותר זמן לטיפול עצמו ופחות לתכתובות על קביעה מחדש.
למה כדאי יומן תורים אונליין בקליניקה לפסיכולוגיה?
קביעת פגישות דרך WhatsApp או טלפון לוקחת זמן ויוצרת טעויות. המטופל שואל על שעות, אתם עונים, הוא מתעכב, מטופל אחר מבקש את אותה שעה, והבלבול מתחיל. ביומן אונליין המטופל רואה את השעות הפנויות ובוחר בעצמו, בלי סבב של הודעות.
ליומן אונליין יש גם יתרון ברציפות הטיפול. המטופל יכול לקבוע מחדש או לבטל דרך הקישור האישי שלו, מה שמקטין את מספר ההיעדרויות בלי שתצטרכו להתערב בכל שינוי. כל הקביעות נשמרות במקום אחד, כך שאין צורך להסתמך על פתקים מפוזרים.
אם אתם עובדים גם פרונטלית וגם בשיחות וידאו, אפשר ליצור שירותים נפרדים ביומן, למשל “פגישה פרונטלית” ו“פגישת וידאו”, לכל אחד משך ומחיר משלו. המטופל בוחר את הפורמט בזמן הקביעה. בתוכנית החינמית יש שירות אחד ביומן, ובתוכנית Pro אפשר עד 10 שירותים.
איך מגדירים פגישות בנות משך קבוע והפסקות
פגישות של 50 דקות או שעה הן נפוצות בקרב פסיכולוגים. ביומן האונליין מגדירים כל סוג טיפול עם שם, משך ומחיר. לדוגמה: “טיפול פסיכולוגי פרטני (50 דקות)” במחיר שאתם קובעים. המערכת משתמשת במשך הזה כדי לחסום את השעה אוטומטית.
חשוב גם להגדיר הפסקות בין הפגישות. הפסקה של 10 עד 15 דקות מאפשרת לכתוב הערות, לשתות מים או פשוט לנשום לפני המטופל הבא. ביומן אפשר לקבוע, למשל, מרווח קבוע של 15 דקות בין פגישה לפגישה.
- הוסיפו את השירות
צרו שירות בשם “טיפול פסיכולוגי” עם משך של 50 דקות ומחיר שאתם קובעים.
- הגדירו את ההפסקה
בהגדרות היומן בחרו הפסקה של 15 דקות בין טיפולים. אם פגישה מסתיימת ב-15:00, הבאה תוכל להתחיל רק ב-15:15.
- הזינו שעות פעילות
הוסיפו את הימים והשעות שבהם אתם מטפלים, למשל ביום ראשון ושלישי בין 8:00 ל-18:00. היומן יציג למטופלים רק את השעות האלה.
פגישה ראשונה: מה לבקש בקביעה בלי לחשוף מידע
בקביעת הפגישה הראשונה בקשו רק את המינימום: שם, דוא״ל וטלפון ליצירת קשר. הימנעו משדות כמו “סיבת הפנייה” או “הקושי העיקרי” בטופס הציבורי, כי הנתונים האלה עלולים להופיע בדף או בהתראות. מידע רגיש ייאסף רק בפגישה עצמה, בחדר הטיפול.
זכרו שדף היומן הוא ציבורי. כל מי שיש לו את הקישור יכול לראות שירותים, שעות ומחירים, אבל אסור שיראה את פרטי המטופלים האחרים. לכן היומן צריך להציג רק זמינות, בלי לחשוף מי קבע כל שעה.
בדף היומן אפשר לציין את מדיניות הביטולים ואת דרכי התשלום שאתם כבר משתמשים בהן, כמו קישור לתשלום או פרטי העברה בנקאית. ההסכמה על התשלום עצמו נעשית ישירות עם המטופל.
איך מטפלים בקביעה מחדש ובביטולים
אחד היתרונות הגדולים של יומן אונליין הוא שהמטופל יכול לקבוע מחדש או לבטל דרך הקישור, בלי לדבר איתכם. זה מפחית את אי הנוחות של ביטול טיפול וגם מקטין היעדרויות, כי למטופל יש חופש לבחור שעה פנויה אחרת.
כדי להימנע מביטולים ברגע האחרון אפשר לקבוע מדיניות ברורה, למשל: “ביטול פחות מ-24 שעות לפני הפגישה יחויב במלוא מחיר הטיפול”. את המדיניות אפשר לציין בדף היומן או באישור במייל, אבל החיוב עצמו מסוכם ישירות עם המטופל, בהתאם לכללים המקצועיים שחלים עליכם.
Via6 שולחת אישור במייל בעת הקביעה ותזכורת במייל לפני הפגישה, מה שעוזר לצמצם שכחות. למידע נוסף על הנושא: איך לצמצם ביטולים ואי-הגעות של לקוחות שקבעו תור.
קישורים, WhatsApp, קוד QR ויומן תורים בקישור אחד. חינם, בלי כרטיס אשראי.
אתיקה מקצועית בשיווק היומן
לפסיכולוגים יש כללי אתיקה מקצועיים שחלים גם על פרסום ושיווק. בשיתוף היומן הימנעו מהבטחות לתוצאות טיפוליות, מהמלצות של מטופלים או מכל מידע שיכול לזהות מישהו. שמרו על פרסום ענייני, שמתמקד בשירותים שאתם מציעים ובהכשרה המקצועית שלכם.
הקפידו גם על הכללים שחלים עליכם בישראל, כולל הדרישות של משרד הבריאות והגוף המקצועי שלכם. אם יש ספק לגבי מה מותר לפרסם ברשתות החברתיות, בדקו את ההנחיות העדכניות לפני הפרסום.
בדף היומן כללו רק פרטים מקצועיים: שם, סוג הטיפול, התמחויות ודרכי יצירת קשר. הימנעו מתמונות אישיות או מתוכן שמערבב חיים פרטיים ומקצועיים.
איך לפרסם את היומן למטופלים
אחרי שהגדרתם את היומן, שימו את הקישור במקומות שבהם המטופלים נמצאים. אפשר להוסיף אותו לביו של האינסטגרם, להודעות ב-WhatsApp Business ולכרטיסי ביקור. כך מי שרוצה לקבוע פגישה מוצא את הקישור מיד. ב-WhatsApp אפשר גם ליצור קישור עם הודעה מוכנה, כדי שהמטופל יתחיל שיחה עם טקסט מוגדר. על כך קראו ב-קישור ל-WhatsApp עם הודעה מוכנה: איך ליצור ולהשתמש בביו.
באינסטגרם הביו מאפשר עד חמישה קישורים, אבל רק הראשון בולט. לכן כדאי לשים קישור אחד לדף שמרכז את כל הקישורים שלכם, כולל היומן. בסטורי אפשר להשתמש במדבקת קישור כדי להפנות ישירות ליומן. לרעיונות לביו מותאם לפסיכולוגים, ראו ביו ל-Instagram של פסיכולוג: 25 רעיונות ודגשים.
אם אתם עובדים בקליניקה פיזית, הדפיסו קוד QR של היומן והציבו אותו בלובי. המטופל סורק ומזמין את הפגישה הבאה בעצמו, בלי לחכות לתשובה מכם. למידע נוסף: קוד QR ללקוחות: איפה למקם ואיך למדוד סריקות.
צעד הבא: בנו את היומן ב-5 דקות
אפשר ליצור יומן תורים אונליין בחינם ב-Via6 בכ-5 דקות, מהטלפון. מספיק להוסיף את השירותים, להגדיר את שעות הפעילות ולשתף את הקישור. התוכנית החינמית כוללת דף אחד, שירות אחד ביומן ועד 50 הזמנות בחודש, בלי כרטיס אשראי.
אם אתם כבר משתמשים ב-Linktree, אפשר לייבא את הקישורים שלכם ל-Via6 ולשמור על הכול במקום אחד. יש גם תוכניות בתשלום עם יותר שירותים ו-QR דינמי, והפירוט נמצא בעמוד התוכניות. כל חשבון חדש מקבל 14 ימי Pro בלי כרטיס אשראי, ואחריהם החשבון חוזר לתוכנית החינמית בלי למחוק דבר.
כדאי גם לקרוא: תורים דרך Instagram: קביעת שעות בלי לענות בהודעות ישירות, איך לצמצם ביטולים ואי-הגעות של לקוחות שקבעו תור ויומן אונליין לדיאטנית: פגישה ראשונה וביקורי המשך.
שאלות נפוצות
האם יומן תורים אונליין לפסיכולוגים מותר לפי כללי האתיקה?
כן, בתנאי שהפרסום עומד בכללי האתיקה המקצועיים ובהנחיות של הגוף המקצועי והרישוי בישראל. הימנעו מהבטחות לתוצאות, מהמלצות ומחשיפת מידע על מטופלים. כשיש ספק, בדקו את ההנחיות העדכניות לפני הפרסום.
האם אפשר לגבות תשלום דרך היומן?
אפשר לגבות מקדמה כדי לשמור שעה, אבל התשלום מסוכם ישירות עם המטופל. Via6 לא גובה תשלום אוטומטית. בדף אפשר להציג קישור לתשלום או פרטי העברה שאתם כבר משתמשים בהם.
איך מונעים חשיפת פרטי מטופלים אחד לשני?
היומן מציג רק את הזמינות, בלי לחשוף מי קבע כל שעה. בקשו רק פרטים חיוניים בקביעה (שם, דוא״ל וטלפון) והימנעו משדות רגישים כמו סיבת הפנייה.
אפשר להשתמש ביומן גם לטיפול פרונטלי וגם לשיחות וידאו?
כן. צרו שירותים נפרדים לכל אפשרות, עם משך ומחיר נפרדים. בתוכנית החינמית יש שירות אחד ביומן, ובתוכנית Pro עד 10. המטופל בוחר את הפורמט בזמן הקביעה.
האם המטופל מקבל תזכורת לפגישה?
כן. המטופל מקבל אישור במייל בעת הקביעה ותזכורת במייל לפני הפגישה, יחד עם קישור לקביעה מחדש או לביטול. המערכת לא שולחת תזכורות בוואטסאפ. אם תרצו לשלוח הודעה אישית בוואטסאפ, זו תהיה פנייה ידנית שלכם.
נכתב בסיוע בינה מלאכותית, נבדק מול נתוני המוצר ופורסם על ידי Via6 ב-12 באוק׳ 2026.איך אנחנו כותבים←
מייסד Via6. מנהל את המוצר וקובע את נושאי הבלוג, שנכתב למי שמקבל לקוחות בתור קבוע ורוצה לקבל פניות דרך הקישור בביו.
לכל המאמרים←