Online-Terminkalender für Psychologen: Sitzungen im Griff
Ein Online-Terminkalender hilft dir, Sitzungen zu planen, Doppelbuchungen zu vermeiden und Ausfälle zu reduzieren. Mit Blick auf Datenschutz und Berufsethik.
LRLucas Ribeiro Cavalcante · Gründer der Via6
In diesem Artikel
- Kurze Antwort
- Warum ein Online-Terminkalender in der Psychologiepraxis sinnvoll ist
- Sitzungen mit fester Dauer und Pausen einrichten
- Erstgespräch: Welche Daten du bei der Buchung abfragen solltest
- Verschieben und Absagen richtig handhaben
- Berufsethik und Datenschutz bei der Veröffentlichung
- So machst du deinen Online-Terminkalender bekannt
- Nächster Schritt: Dein Kalender in fünf Minuten
- Häufige Fragen
Ein Online-Terminkalender für Psychologen bündelt die Sitzungstermine in einem einzigen Link. Dort wählt der Patient einen freien Termin und erhält die Bestätigung per E-Mail. Du legst die Dauer jeder Sitzung und die Pausen zwischen den Terminen fest, dadurch entstehen keine Überschneidungen und nichts wird vergessen. So bleibt mehr Zeit für die Behandlung und weniger für Nachrichten zum Verschieben.
Warum ein Online-Terminkalender in der Psychologiepraxis sinnvoll ist
Termine per WhatsApp oder Telefon zu vereinbaren kostet Zeit und führt oft zu Fehlern. Der Patient fragt nach freien Zeiten, du antwortest, er überlegt, eine andere Person fragt zur gleichen Zeit an, und schon ist das Durcheinander perfekt. Mit einem Online-Terminkalender sieht der Patient die freien Zeiten selbst und wählt in Ruhe aus, ganz ohne Nachrichtenverkehr.
Für Psychologen hilft der Online-Kalender auch dabei, die Sitzungen regelmäßig stattfinden zu lassen. Der Patient kann seinen Termin über den eigenen Link verschieben oder absagen, sodass du nicht jede Änderung selbst koordinieren musst. Jede Buchung kommt per E-Mail bei dir an, so musst du dich nicht auf lose Notizen verlassen.
Wenn du sowohl vor Ort als auch online behandelst, kannst du im Kalender getrennte Leistungen anlegen, zum Beispiel „Sitzung vor Ort“ und „Online-Sitzung“, jeweils mit eigener Dauer und eigenem Preis. Der Patient wählt das Format bei der Buchung aus.
Sitzungen mit fester Dauer und Pausen einrichten
Sitzungen dauern häufig 50 Minuten oder eine Stunde. Im Online-Terminkalender legst du jede Art von Sitzung mit Bezeichnung, Dauer und Preis an, zum Beispiel „Einzeltherapie (50 Min.)“ mit dem Preis, den du selbst festlegst. Das System nutzt diese Dauer, um den Termin automatisch zu blockieren.
Neben der Dauer solltest du auch Pausen zwischen den Sitzungen einplanen. Zehn bis 15 Minuten reichen, um Notizen zu machen, kurz durchzuatmen oder die Räume zu lüften, bevor der nächste Patient kommt. Dafür legst du im Kalender einen festen Puffer zwischen den Terminen fest.
- Leistung anlegen
Erstelle eine Leistung mit dem Namen „Psychotherapiesitzung“, einer Dauer von 50 Minuten und einem Preis, den du selbst festlegst.
- Pause festlegen
Lege einen Puffer von 15 Minuten zwischen den Terminen fest. Endet eine Sitzung um 15:00 Uhr, kann die nächste frühestens um 15:15 Uhr beginnen.
- Sprechzeiten eintragen
Hinterlege die Tage und Uhrzeiten, an denen du Patienten behandelst, zum Beispiel montags und mittwochs von 8:00 bis 18:00 Uhr. Dem Patienten werden nur diese Zeiten angezeigt.
Erstgespräch: Welche Daten du bei der Buchung abfragen solltest
Frage bei der Buchung des Erstgesprächs nur das Nötigste ab: Name, E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer für Rückfragen. Vermeide Felder wie „Anlass der Behandlung“ oder „Hauptbeschwerde“ im öffentlichen Formular, denn diese Angaben können auf der Seite oder in Benachrichtigungen sichtbar werden. Sensible Informationen gehören in die Sitzung selbst, also in den therapeutischen Rahmen.
Denke daran, dass die Seite deines Kalenders öffentlich ist. Jede Person mit dem Link sieht Leistungen, Zeiten und Preise, darf aber keine Daten anderer Patienten sehen. Deshalb sollte der Online-Kalender nur die Verfügbarkeit zeigen und nicht darstellen, wer einen Termin gebucht hat.
Wenn du Zahlungen vorab möchtest, kannst du auf der Seite einen Zahlungslink oder die Bankdaten hinterlegen, die du ohnehin nutzt. Die Höhe einer Anzahlung oder Sitzungsgebühr sprichst du direkt mit dem Patienten ab. Sensible Finanzdaten sollten nicht öffentlich sichtbar sein.
Verschieben und Absagen richtig handhaben
Einer der größten Vorteile eines Online-Kalenders ist, dass der Patient seinen Termin selbst über den Link verschieben oder absagen kann, ohne mit dir sprechen zu müssen. Das senkt die Hemmschwelle, eine Sitzung abzusagen, und verringert Ausfälle, weil der Patient selbst einen anderen freien Termin wählen kann.
Um kurzfristige Absagen zu vermeiden, kannst du eine klare Regel festlegen, zum Beispiel: „Absagen weniger als 24 Stunden vorher werden berechnet.“ Diese Regel kannst du auf der Seite des Kalenders oder in der Bestätigungs-E-Mail angeben. Ob und wie berechnet wird, besprichst du aber direkt mit dem Patienten.
Die Via6 schickt dem Patienten automatisch eine Erinnerung per E-Mail vor dem Termin. Dazu kommt die Bestätigung nach der Buchung. Das hilft, Vergesslichkeit zu reduzieren.
Links, WhatsApp, QR-Code und Terminkalender in einem einzigen Link. Kostenlos, ohne Kreditkarte.
Berufsethik und Datenschutz bei der Veröffentlichung
Für die Werbung als Psychotherapeut oder Psychologe gelten die Berufsordnung und die Vorgaben deiner Berufskammer oder deines Berufsverbands. Verzichte bei der Veröffentlichung deines Kalenders auf Heilversprechen, Patientenbewertungen oder alles, was eine Person identifizieren könnte. Halte die Darstellung sachlich und informativ und konzentriere dich auf dein Angebot und deine Qualifikation.
Beachte außerdem den Datenschutz, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Deutschland und Österreich bzw. in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Erhebe nur die Daten, die für die Terminvergabe nötig sind, und kläre mit deiner Berufskammer oder einer Datenschutzberatung, welche Anforderungen für deine Praxis gelten. Im Zweifel holst du dir dort eine verbindliche Auskunft ein.
Zeige auf der Seite deines Kalenders nur berufliche Angaben, etwa deinen Namen, deine Approbation oder Zulassung, deine Schwerpunkte und die Kontaktmöglichkeiten. Verzichte auf private Fotos oder Inhalte, die Privates und Berufliches vermischen.
So machst du deinen Online-Terminkalender bekannt
Sobald dein Kalender eingerichtet ist, platzierst du den Link an Orten, an denen Patienten ihn leicht finden. Du kannst ihn in deine Instagram-Bio, in dein WhatsApp-Business-Profil und auf Visitenkarten aufnehmen. So findet jeder, der eine Sitzung buchen möchte, den Link schnell.
Auf Instagram nimmt die Bio bis zu fünf Links auf, doch nur der erste wird prominent angezeigt. Deshalb lohnt sich eine Seite, die alle deine Links bündelt, etwa die Via6, und in der Bio nur dieser eine Link steht. In Instagram-Stories kannst du den Link-Sticker nutzen, um direkt zum Kalender zu führen.
Wenn du in einer Praxis mit Empfang arbeitest, drucke einen QR-Code deines Kalenders aus und lege ihn am Empfang aus. Der Patient scannt ihn und bucht seinen nächsten Termin direkt, ohne dass du dazu etwas tun musst.
Nächster Schritt: Dein Kalender in fünf Minuten
Du kannst kostenlos einen Online-Terminkalender mit Via6 erstellen in etwa fünf Minuten, auch vom Smartphone aus. Lege deine Leistungen an, hinterlege deine Sprechzeiten und teile den Link. Der kostenlose Tarif umfasst eine Leistung und bis zu 50 Buchungen pro Monat, ohne Kreditkarte.
Wenn du bereits Linktree nutzt, kannst du deine Links in die Via6 importieren und alles an einem Ort verwalten. Wenn du mehr Funktionen brauchst, etwa mehrere Leistungen oder einen dynamischen QR-Code, findest du die Preise der bezahlten Tarife auf der Seite mit den Tarifen. Jedes neue Konto startet mit 14 Tagen Pro ohne Kreditkarte.
Lies auch Terminbuchung über Instagram: Termine ohne DM-Chaos, No-Shows reduzieren: So erscheinen deine Kunden zum Termin und Online-Terminplaner für Ernährungsberater.
Häufige Fragen
Ist ein Online-Terminkalender für Psychologen mit der Berufsordnung vereinbar?
Ja, solange die Veröffentlichung den Vorgaben deiner Berufsordnung und deiner Berufskammer oder deines Berufsverbands entspricht. Verzichte auf Heilversprechen, Bewertungen und die Offenlegung von Patientendaten. Kläre die genauen Regeln direkt bei deiner Kammer oder deinem Verband.
Kann ich über den Online-Kalender eine Anzahlung verlangen?
Du kannst eine Anzahlung verlangen, um einen Termin zu sichern. Die Zahlung besprichst du direkt mit dem Patienten. Die Via6 kassiert nicht selbst; du kannst aber einen Zahlungslink oder deine Bankdaten auf der Seite hinterlegen.
Wie verhindere ich, dass Patienten die Daten anderer sehen?
Der Online-Kalender zeigt nur, welche Zeiten frei sind, nicht wer gebucht hat. Frage bei der Buchung nur die nötigen Angaben ab (Name, E-Mail, Telefon) und verzichte auf sensible Felder wie den Anlass der Behandlung.
Kann ich den Kalender sowohl für Online- als auch für Präsenzsitzungen nutzen?
Ja, du kannst für jede Form eine eigene Leistung mit eigener Dauer und eigenem Preis anlegen. Der Patient wählt das Format bei der Buchung aus.
Erhält der Patient eine Terminerinnerung?
Ja. Der Patient bekommt die Bestätigung nach der Buchung und eine Erinnerung per E-Mail vor dem Termin, mit dem Link zum Verschieben oder Absagen. Wenn du bisher per WhatsApp bestätigst, kannst du das für bestimmte Fälle gern beibehalten.
Mit KI-Unterstützung verfasst, anhand der Produktdaten geprüft und am 12. Okt. 2026 von Via6 veröffentlicht.So arbeiten wir→
Gründer der Via6. Verantwortet das Produkt und legt die Themen dieses Blogs fest, der für alle geschrieben ist, die nach Termin arbeiten und über den Link in der Bio Kunden gewinnen möchten.
Alle Artikel ansehen→